Учет товаров, продаж и статистика в Google таблицах

[ariohid]

Привет всем.

Пару дней назад в общем чате я упомянул что мои партнеры всегда могут видеть актуальные остатки по товарам. И были люди, которым это стало интересно. Поэтому я решил показать здесь все свои таблицы учета товаров, продажи, расходы, статистика и т.д.

Полезно будет в первую очередь тем, кто вообще не ведет учета. Но возможно в чем-то пригодится и остальным.

Эта таблица была создана сразу же, как только я начал заниматься товаркой. Изначально она была маленькой и в экселе. Затем довольно быстро перебралась в гугл таблицы и постепенно обросла полезными функциями. Некоторые вкладки я частично позаимствовал у Эльдар и Катя из их таблицы, которой они поделились в Авито 9. За им отдельная благодарность от меня и других форумчан.

В версии, которую выкладываю здесь, все лишнее удалено, и таблица переделана под одного товарщика. Все цифры придуманы для примера) Дальше в этой теме я размещу инструкцию по каждой вкладке. Распишу где и что можно безболезненно удалить, а что не стоит трогать, т.к. это может повлиять на некоторые другие вкладки.

Ссылка на таблицу ЗДЕСЬ.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Чтобы начать пользоваться у вас есть 2 варианта.

1. Вы просто скачиваете таблицу как файл для экселя.



2. Второй вариант чуть сложнее, т.к. нужно войти в свой гугл аккаунт. После этого выбрать Файл - Создать копию. И всё, на вашем диске будет лежать копия, с которой вы можете делать что захотите.

 

[ariohid]

Первая вкладка что вы увидите называется "Общая".

В ней ведется учет товаров, а также справа от таблицы вы можете видеть деньги, которые у вас есть на данный момент.

Сейчас немного подробнее.

Первым делом необходимо добавить весь ваш товар в эту таблицу. А также это нужно делать каждый раз как только вы получаете новый товар от поставщика.

Необходимо заполнить столбцы B, C и G. Т.е. кол-во купленных товаров, их закупочную цену(сюда же входит стоимость доставки единицы товара), а так же цену по которой вы продаете данный товар. Остальные столбцы не трогайте, они будут заполняться автоматически.

Столбцы K, L, M особой практической пользы не несут. Они показывают сколько денег сейчас вложено в товар, сколько вы заработаете когда его продадите и сколько будет прибыли. Эти столбцы можно смело удалять тем, кому они не нужны.

Чтобы таблица стала более компактной, можно свернуть все столбцы кроме А, E, F, G, H. Они пригодятся в дальнейшем.

Справа от таблицы 4 ячейки с числами.
Если вы помните свой стартовый капитал и знаете все цены по которым покупали товар, то вносите что помните.
Если вы этого не помните, то поставьте 0 в стартовый капитал и 0 в закупочную цену за 1 штуку по всем товарам, которые есть на данный момент. После их продажи у вас появится оборотка, все станет на свои места и новый товар вносите уже с правильными данными.

Под стартовым капиталом 2 ячейки. Показывают вашу оборотку на текущий момент. Верхнюю не трогайте, она будет меняться сама. А в нижнюю вносите все изменения, происходящие с обороткой. Данная защита сделана для того, чтобы не пропустить ошибку, если такая вдруг появится. Еще ниже находится разность этих двух ячеек. Там всегда должен быть 0. Если нет, то ищите ошибку.
Если вам данная защита не нужна, то смело удаляйте ячейки О4 и О5.

Еще чуть ниже можно увидеть сколько денег сейчас вложено в весь товар, сколько будет после продажи и ожидаемая прибыль, т.е. разница между предыдущими двумя числами. Если это не нужно - тоже удаляйте.

 

[ariohid]

Вторая вкладка - "Продажи".

Здесь все довольно просто. После продажи товара вносите все данные по нему в эту таблицу. Здесь вы можете поменять столбцы с A до I. Остальные не трогайте, там формулы, они поменяются сами.

Столбцы, помеченные розовым, можете сразу скрыть, там содержится техническая информация.

В столбце "Категория" вручную написать ничего не получится, появится ошибка. Здесь выбираете из выпадающего списка. А сами категории добавим чуть дальше во вкладке "Статистика".

Данные из столбцов от "Даты" до "Источника" передаются в "Базу клиентов".

Если какие-то столбцы не нужны - скройте их.

Если один клиент купил несколько товаров, то в столбце "Телефон" заполняете только верхнюю строку этого клиента. Остальные оставляйте пустыми. Это необходимо для правильного отображения в статистике количества клиентов и количества проданных им товаров. Т.е. обычно клиентов меньше, чем проданных товаров.

 

[ariohid]

Следующая вкладка "Расходы".

Здесь еще проще.
Меняете первые 4 столбца. Категории также выбираем из выпадающего списка.

Выделенные розовым столбцы скройте, чтобы не мешали.

Далее вкладка "Статистика".

Здесь можно менять D3 и F3 - начало и конец периода, за который хотите посмотреть статистику.

В ячейках А8 - А24 необходимо прописать категории ваших товаров. Эти категории вы будете выбирать при заполнении продаж, а также в "Базе клиентов".

В ячейках K8 - K24 меняте категории своих расходов. Сейчас там стоят мои для примера. Их вы выбираете при заполнении расходов.

Ниже расположены диаграммы. В первой зеленая линии чистой прибыли показывает сколько у вас осталось после всех трат и всех зарплат. Т.е. она показывает насколько изменилась ваша оборотка в большую или меньшую сторону.

Ниже можно выбрать категорию товаров и посмотреть как они продаются в динамике.

 

[ariohid]

Вкладка "База клиентов".

Выбираете дату начала, дату окончания и категорию.

И перед вами все ваши продажи по выбранным параметрам.

Если лист не нужен, можно смело удалять. Он ничего не затронет.

Вкладка "План на год".

Ничего не меняйте кроме ячеек С6 - С17.

Если лист не нужен, можно смело удалять. Он ничего не затронет.

И последняя вкладка "Остатки в партнерку".

Будет нужна тем, у кого есть партнерка на форуме.
Я сделал отдельную вкладку, т.к. у меня есть товары, которых нет в партнерке.

Вносите сюда товары для партнерки по образцу. Чтобы увидеть в ячейке формулу я добавил пробел перед равно. Уберите его и все получится.

Далее выбираете Файл - Опубликовать в интернете.
В выпадающем списке выбираете вкладку "Остатки в партнерку". И получаете ссылку на страницу, которую даете всем партнерам.
Данная страница обновляется раз в пять минут, т.е. после ваших изменений основной таблицы во вкладке "Общая", ваши партнеры увидят актуальную информацию практически моментально.

 

[ariohid]

А теперь образец заполнения таблиц после расходов и продаж.

1. Вы купили турбо на объявление по инструментам на авито за 700 рублей. Заносите его на вкладке "Расходы". Затем переходите на вкладку "Общая" в ячейке, где меняете оборотку вручную минусуете себе 700 рублей. Ячейка проверки на ошибки показывает 0. Значит все сделано верно.



2. У вас купили коляску Бэби тайм за 4500. Заполняете все данные на вкладке "Продажи". Затем на вкладке "Общие" прибавляете единицу в ячейке "Кол-во проданных товаров" напротив нужной коляски. А так как вы обычно продаете их по 5000, а сейчас сделали скидку 500 рублей, то указываете это в столбце скидка. Прибавляете себе в оборотку 4500 и смотрите на ячейку с проверкой на ошибку. Она показывает 0, значит все сделано правильно.





Если будут возникать вопросы, то спрашивайте в этой теме или в личке.

 

[ariohid]

Добавлю еще одну функцию гугл таблиц, которая упрощает жизнь. Я пользуюсь ей для передачи информации по остаткам и ценам продавцу в магазин.
Если вам не хочется заморачиваться с вкладкой "Остатки в партнерку", то вам пригодится эта функция.

Создаете новую таблицу, ограничиваете доступ к ней только просмотром и даете ссылку всем партнерам.

Далее выбираете ячейку, откуда у вас будут начинаться остатки. На примере это ячейка А1. Пишите =importrange("здесь ссылка на вашу основную таблицу"; "здесь ячейки которые необходимо перенести в эту таблицу"). В ячейку А1 переношу полностью столбец с названием, а в ячейку В1 переношу столбцы с остатками и МРЦ. В этом случае ваши партнеры видят изменения в ту же минуту, когда вы что-то поменяли. А вам нет необходимости менять "Остатки..." каждый раз после завоза нового товара.




Чуть не забыл уточнить. Обязательно скройте первую строку с формулами. Иначе любой сможет перейти в вашу основную таблицу по ссылке из формулы.

 

[n13]

Первым делом необходимо добавить весь ваш товар в эту таблицу. А также это нужно делать каждый раз как только вы получаете новый товар от поставщика.

Необходимо заполнить столбцы B, C и G. Т.е. кол-во купленных товаров, их закупочную цену(сюда же входит стоимость доставки единицы товара), а так же цену по которой вы продаете данный товар. Остальные столбцы не трогайте, они будут заполняться автоматически.

Я правильно понял, каждый раз, когда товар приходит, эти цифры правятся вручную? Не вводятся операцией прихода, а прямо забиваются в ячейки? Кстати, я не считаю правильным разносить стоимость доставки на единицу товара. Учитываю как расходную операцию, вычитаю из прибыли, но на себестоимость товара не отношу, усложняет расчеты.

 

[n13]

Вторая вкладка - "Продажи".

Здесь все довольно просто. После продажи товара вносите все данные по нему в эту таблицу. Здесь вы можете поменять столбцы с A до I. Остальные не трогайте, там формулы, они поменяются сами.

Выручка 4000, закуп 2000, а прибыль 2350? Поясни, пожалуйста.

В столбце "Категория" вручную написать ничего не получится, появится ошибка. Здесь выбираете из выпадающего списка. А сами категории добавим чуть дальше во вкладке "Статистика".

Кстати, так же можно сделать и с наименованиями товаров, чтобы не было ошибок.

 

[ariohid]

Я правильно понял, каждый раз, когда товар приходит, эти цифры правятся вручную? Не вводятся операцией прихода, а прямо забиваются в ячейки? Кстати, я не считаю правильным разносить стоимость доставки на единицу товара. Учитываю как расходную операцию, вычитаю из прибыли, но на себестоимость товара не отношу, усложняет расчеты.

Если приходит точно такой же товар, что уже есть в таблице, то меняется одна ячейка в столбце B. Если новый или купленный по другой цене, то добавляются новые строки.

А доставку я начал вносить в себестоимость совсем недавно. После того как начал платить за некоторые доставки по 30-40 тысяч. Товар в этом случае берется на пару месяцев, а удар по чистой прибыли приходится на месяц доставки. А когда доставка находится в себестоимости, получается равномерное распределение расходов.

 

[n13]

Если приходит точно такой же товар, что уже есть в таблице, то меняется одна ячейка в столбце B. Если новый или купленный по другой цене, то добавляются новые строки.

Я сторонник того, чтобы отражать в учете каждую операцию, а не вводить цифры напрямую. Пришел товар — сделал проводку, цифра поменялась автоматически. Так проще избегать ошибок и всегда видно, откуда взялось значение.

А доставку я начал вносить в себестоимость совсем недавно. После того как начал платить за некоторые доставки по 30-40 тысяч. Товар в этом случае берется на пару месяцев, а удар по чистой прибыли приходится на месяц доставки. А когда доставка находится в себестоимости, получается равномерное распределение расходов.

Ого! Это меняет картину, пожалуй.

 

[ariohid]

Выручка 4000, закуп 2000, а прибыль 2350? Поясни, пожалуйста.

Благодарю, поправил. В этой ячейке не было формулы.

Кстати, так же можно сделать и с наименованиями товаров, чтобы не было ошибок.

Можно, но тогда выбирать из большого списка придется. И ошибка в товарах не влияет ни на что в отличии от ошибки в категории. Но идея хорошая. Можно попробовать сделать зависимость этой ячейки от ячейки с категорией. И тогда количество товаров для выбора сильно сокращается. Попробую вечером с ноута.

 

[ariohid]

Кстати, так же можно сделать и с наименованиями товаров, чтобы не было ошибок.

Как оказалось, стандартными средствами в гугл таблице можно сделать только один выпадающий список. В этом плане в экселе все гораздо продуманнее. Там есть функция "связанные списки", вроде так называется. И с ее помощью можно в несколько кликов сделать то, что хочется в данном случае.

Но, немного поискав в интернете, нашел подходящий скрипт - посмотреть здесь.
Настроил табличку продавца и вот что получилось.


Для экономии времени и уменьшения ошибок можно также настроить столбец "источник".

 

[Ivanescence]

Столбцы K, L, M особой практической пользы не несут. Они показывают сколько денег сейчас вложено в товар, сколько вы заработаете когда его продадите и сколько будет прибыли. Эти столбцы можно смело удалять тем, кому они не нужны.

Еще чуть ниже можно увидеть сколько денег сейчас вложено в весь товар, сколько будет после продажи и ожидаемая прибыль, т.е. разница между предыдущими двумя числами. Если это не нужно - тоже удаляйте.

А кому это не нужно?